Wybór firmy eventowej to sprawa zdecydowanie poważniejsza niż zakup podkoszulka na Allegro. Ci, którzy ograniczają się do sprawdzenia portfolio przedstawionego na stronach internetowych paru agencji, zwykle kiepsko na tym wychodzą. Internet bowiem przyjmie wszystko i zdarza się, że do portfolio trafiają wydarzenia zorganizowane przez kogoś innego. Przecież klient i tak się nie zorientuje… Do czasu.
Pytaj – to dobry zwyczaj
Zgoda, mamy może XXI wiek, ale nadal nie wszystko można załatwić przez internet. Poleganie wyłącznie na informacjach ze strony internetowej to proszenie się o kłopoty. Można oczywiście zadzwonić do jednej albo dwóch firm, ale to nadal za mało. Jeśli tematem jest profesjonalna organizacja eventów, Warszawa sama ma do zaoferowania paręnaście firm, które w tej branży się liczą. Wypadałoby więc zadać wszystkim pytania o możliwość organizacji wydarzenia.
W tym celu trzeba przygotować szkic z opisem własnych wymagań i rozesłać takie zapytanie do wszystkich dobrych firm eventowych. Część pewnie nie odpowie wcale, część stwierdzi, że z różnych powodów nie będzie w stanie zorganizować imprezy, ale uda się wyłowić parę ciekawych propozycji i po podejściu osób odpowiadających na pytanie, będzie można już powoli przejść do wyłaniania najlepszej agencji.
Specjalizacja czy wszechstronność
Wśród firm eventowych klienci zdobyci dzięki poleceniom to prawdziwy skarb. Warto jednak pamiętać, że poczta pantoflowa ma w tym przypadku ograniczone możliwości. Naprawdę dobra agencja eventowa poradzi sobie z organizacją dowolnej imprezy, ale to wymaga rozbudowanej sieci kontaktów i zatrudnienia ludzi, którzy mają naprawdę olbrzymie doświadczenie.
Wszechstronność jest mocną stroną firmy eventowej, ponieważ granice między poszczególnymi typami wydarzeń są nieostre: impreza integracyjna ma wbrew pozorom wiele wspólnego z konferencją naukową (przynajmniej od strony organizacyjnej) i warto dołożyć starań, aby znaleźć taką agencję, której pracownicy są tego świadomi.
Pierwszy kontakt i bliskie spotkania
Wybrawszy jedną lub dwie agencje, trzeba będzie znaleźć czas na osobiste spotkanie. Wymiana pytań, briefów i propozycji drogą mailową, a tym bardziej telefoniczną, nigdy nie daje tak dużych możliwości, jak zwykła rozmowa. Warto się jednak do niej przygotować: po stronie agencji będzie to oznaczało oddelegowanie na spotkanie kogoś, kto będzie później nadzorował event, a po stronie szukającego – kogoś, kto ma już mniej więcej kompletną wizję wydarzenia.
W przypadku najważniejszych eventów podobne spotkania odbywają się regularnie, a do tego otwiera się czerwoną linię telefoniczną, ale wszystko zależy od skali, czasu i poziomu trudności wyzwania. Warto jednak pamiętać o tym, że kiepski kontakt z firmą eventową położy w przedbiegach nawet najprostszą do zorganizowania imprezę.
Nic nie jest przypadkowe
Organizacja eventów w dużym mieście paradoksalnie wcale nie jest łatwiejsza. Chętnych jest więcej, rosną też oczekiwania, więc trzeba stale dbać o sieć kontaktów i na bieżąco koordynować mnóstwo projektów. Mimo dołożenia wszelkich starań zdarza się jednak, że na przykład w ostatniej chwili wycofa się jeden z realizatorów i na przykład zmianie będzie musiało ulec menu w cateringu. Dobra firma eventowa zawsze opracowuje plan B, a idealna również plany C i D, jeśli trzeba. W większości przypadków bowiem zmiana planów nawet na ostatnią chwilę, choć może być kłopotliwa, nie musi oznaczać spadku atrakcyjności wydarzenia, tyle że nie mając przygotowanych rozwiązań alternatywnych, nie można już niczego zrobić – trzeba patrzeć, jak event w mniejszym lub większym stopniu cierpi na jednym niepowodzeniu.
Jasne – można później iść w tematykę odszkodowań i kar, ale to już tylko kwestie wtórne. Ważniejszym problemem jest jakość imprezy, a ta spadnie, jeśli agencja eventowa nie porozumie się z klientem w sprawie wyjść awaryjnych. Warto więc i im poświęcić trochę czasu już na etapie nawiązywania współpracy.
Materiał partnera zewnętrznego
